[Gestión del tiempo] ¿Sabes diferenciar entre una tarea urgente y una importante?

Una de las principales causas de estrés laboral cuando emprender es la gestión del tiempo. ¿Cómo puedes gestionar el tiempo de forma eficaz?

Cuando realicé la formación para instructora de Yoga Nidra mi maestro explicó que él hacía un sólo recado cuando salía de casa. Mi primer pensamiento fue; ¿cuánto tiempo necesitaría para poder hacer eso? Me quedé pensando ¿cuántos recados hacía de una vez?.

No se tú pero yo era de las que salía del trabajo con la mochila del gimnasio, pasaba por el supermercado, correos, mi tienda favorita de tés, visitar a mis padres, y todo esto hablando por móvil, chateando, dando likes,…

Piensa por un momento, en tu rutina diaria. ¿Cuántas cosas haces en un día?. Desde las más pequeñas rutinas, las imprescindibles, los debo hacer y tengo que… ¿cuánto tiempo le dedicas a lo que realmente valoras?, ¿sabes gestionar tu tiempo de forma eficaz?.

Hacer menos, ese fue mi objetivo para este año y ¡menudo año!. Con el confinamiento hemos visto reducido nuestra movilidad y aún así parece que ha habido una explosión de actividades: yoga en el comedor, entrenar por las escaleras de casa, aplaudir en el balcón, hacer pan, meditar, trabajar, cuidar de los niños, videollamadas a familiares, amigos, compañeros de trabajo,… A mitad de año, me pregunto ¿cómo llevo mi propósito?

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Gestión del tiempo

En las últimas décadas el objetivo era ser más productivos. Es decir, hacer más en menos tiempo. Idea que proviene de los métodos utilizados en el mundo laboral industrializado. Trabajos a turnos, horario extenso, presencialismo, menos movilidad, más especialización. Objetivo obtener más beneficios.

Con la irrupción de la tecnología hemos visto multiplicado esta sintomatología. Estar permanentemente conectados, realizar varias tareas a la vez, y mayor presión social. El multitasking y un estado de alerta permanente aha tenido como consecuencia un incremento exponencial del estrés y patología derivadas.

Aprovechar el tiempo es la máxima de nuestros tiempos, es sinónimo de gestión del tiempo eficaz. Esto ha supuesto confundir velocidad con el tiempo. Mayor rapidez es sinónimo de mayor eficacia. La comunicación instantánea, procesadores más veloces, más ancho de banda…, lo que implica mayor velocidad a todo lo que hacemos.

La gestión del tiempo consiste en tomar decisiones sobre qué se hace con el tiempo propio, que se prioriza; establecer qué es lo más importante y dedicarle tiempo. Organizar las tareas diarias, descuidar el tiempo libre y rellanar la agenda para estar ocupados cada minuto del día puede provocar fatiga y estrés, y a la larga incluso problemas de salud.

La urgencia impone la sensación de falta de tiempo, menos tiempo libre, menos atención puesta en la realización de la tareas. En los últimos años ha aparecido el movimiento «slow», que viene a rescatar la máxima de más despacio para hacer mejor.

Otra corriente en auge es la atención plena o mindfulness y técnicas de relajación, o el auge del yoga, pero ¿cuántos «debohacer» tienes al día?

De lo urgente a lo importante

Stephen Covey es el autor del best-seller «Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva» y máximo gurú sobre la gestión del tiempo. Es conocido por “Los 4 cuadrantes de la gestión del tiempo”, nos propone dividir las tareas en un 4 cuadrantes, clasificándolos entre urgente e importante, no urgentes y no importantes.

Las tareas que son urgentes e importantes son las tareas que tienes que solucionar cuanto antes dejando de lado cualquier otra cosa que estuvieras haciendo en ese momento. En este cuadrante estarían las averías, accidentes,…

El segundo cuadrante son las importantes pero no urgentes que podemos planificar a largo plazo. En este cuadrante estaría nuestro bienestar, salud, etc.

El tercer cuadrante es para las tareas no importantes pero sí son urgentes. Las interrupciones estarían aquí: llamadas, emails urgentes, pequeñas tareas,…

El último cuadrante es para las no urgente y no importantes. El autor propone que no son necesarias hacerlas. Las tareas de este cuadrante son mirar redes sociales, la televisión, correo personal, etc.

Siguiendo esta clasificación puedes organizar tu agenda. ¿Pero puedes clasificar tus tareas entre urgente o no e importante o no?

La calidad del tiempo

La propuesta de Stephen Covey es para ser altamente eficaz en el trabajo, ¿pero fuera de él?. Siendo algo más realistas, las tareas se pueden dividir entre laborales, relaciones familiares y sociales y el propio bienestar.

Haz la prueba con su método sobre gestión del tiempo. Puedes hacer un cuadrante para cada una de ellas e intentar encajar todas las piezas en tu agenda. ¿Cuánto tiempo dedicas a cada cosa?

Hace poco una amiga me preguntó cómo podía hacer para no estar tan «estresada». Tenía que trabajar dentro y fuera de su horario laboral, realizar varios curso de formación continúa, llevar a hijos al colegio, recogerlos, jugar en el parque, comidas, cenas… ¿te sientes identificada?

Tal vez, ahora estás pensando entre lo urgente y lo importante. ¿Cómo harías tu clasificación? Es más importante el trabajo que la familia, o tal vez lo contrario, quizás para ti sea tu bienestar para poder llegar a todo.

Si tu objetivo es vivir en calma empieza haciéndote consciente de tus valores. ¿Cuáles son tus cuatro o cinco principales valores?, ¿cuánto tiempo les dedicas?, ¿es coherente la cantidad de tiempo con la importancia que tiene para ti?.

Valoro mi tiempo

Y sobretodo, ¿qué calidad de tiempo doy a las cosas que más valoro?. Siendo realistas necesitamos tener un trabajo para vivir, y en ciertas épocas el trabajo puede exigirnos un esfuerzo extra para mejorar. Eso es positivo, ¿no?. Dentro del trabajo puedes organizar hasta cierto punto tus tareas, y aceptar que otras no dependen de ti.

La vida continúa después de la jornada laboral. ¿Dedicas plena atención a tus hijos cuando juegas con ellos?, ¿cuánto tiempo dedicas a esa actividad que te apasiona?. Alguna vez te ha pasado que tras realizar una tarea que te hace feliz, has olvidado que antes estabas en la oficina lidiando con clientes impacientes.

La vida social es un protector natural del estrés y de nuestro corazón, literalmente. La calidad de ese tiempo es el valor real que tendrá. El tiempo que habrás dedicado en tu vida a lo que realmente valoras.

Cómo dice el maestro Thich Nhat Hanh, la mejor gestión del tiempo es cuando no divides el tiempo entre tareas ni el que dedicas a los otros, si es con plena atención, se vuelve tu propio tiempo, y lo más increíble es que tendrás un tiempo ilimitado para ti.

¿Cuántos recados harás cuando salgas de casa?

Te invito a que pongas en práctica estos consejos, y si necesitas más información o ayuda ponte en contacto conmigo, a través de mi mail hola@merchemoriana.com.

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